Never forget that “Productivity is a measure of output per measure of input. Productivity is about producing the best possible results with the limited resources you have, usually time. Being productive is not the same as being busy or ticking a lot of tasks off your to-do list. The most productive people focus on results i.e. they ensure that the right things get done”.

This definition forms a basis for what will be discussed in this series. 

In this post, I’ll be sharing with you a better explanation of Personal Productivity

What is Personal Productivity?

Personal productivity means different things to different people. Some might say personal productivity is getting more stuff finished in a  timely  manner.  Some  would  tell  you  that  personal  productivity  is  setting  goals  and accomplishing  those  goals.  Others  might  even  tell  you  that  the  term  means  nothing  to  them  at  all. 

Simply  put,  personal  productivity  is  completing  the  actions  that  move  you  closer  to  accomplishing  your  goals in  a  manner  that  brings  balance  and  ease  into  your  life. It’s  all  about  completing  an  action  cycle.  Knowing  what  your  objectives  are  and  the  actions  necessary  to reach  them  is  the  trick  to  boosting  your  personal  productivity practices. 

There are  different  phases  of the personal productivity cycle which are: 

  • Setting  meaningful  and  measurable  objectives 
  • Evaluating  the  objective  into  actionable  items 
  • Completing  the  individual  actionable  items 
  • Reviewing  and  Acknowledging  your  progress

Setting  Meaningful  and  Measurable  Objectives 

“You’ve  got  to  think  about  the  big  things,  while  you  are  doing  the  small  things,  so  that  all  the  small  things go  in  the  right  direction”  –  Alvin  Toffler 

It  is  not  enough  to  complete  the  tasks  on  a  list.  The  tasks  you  are  completing  need  to  be  directly  correlated to  a  meaningful  objective. You  need  to  be  working  towards  something.  Being  productive  is  akin  to  travelling  a measurable  path  where  your  progress  can  be  evaluated.    Meaningful  objectives  are  not  vague  ideas  –  they are  the  needle  on  your  compass.  They  are  the  reference  point  used  to  measure  your  success  or  failure.  If you  don’t  have  clear  and  specific  objectives  you  can  easily  fall  into  the  trap  of  completing  tasks  just  for  the sake  of  completing  tasks.  You  might  feel  good  about  getting  things  done,  but  you  will  never  feel  satisfied  with your  overall  progress  in  the  bigger  picture. 

Getting  caught  up  in  is  setting  too  many  objectives  is  another  easy  trap  that  wages  war  against  your  ability  to be  productive.    This  can  lead  to  feelings  of  inadequacy  and  imbalance.  Even  though  you  are  completing tasks,  you  will  probably  feel  like  you  are  never  getting  anything  accomplished.  This  will  cause  the  priorities  of your  life  to  conflict  with  one  another  and  you  will  be  left  without  balance.  Many  who  fall  into  this  pattern  won’t allow  their  work  to  suffer.  However,  they  do  end  up  sacrificing  their  home  life  and  “downtime”  in  order  to complete  everything  they’ve  purposed  themselves  to  do.

The  main  idea  of  this  phase  of  the  productivity  cycle  is  to  prioritize  the  things  in  your  life  that  are  truly important  to  you.  You  need  to  manage  both  the  number  and  content  of  your  objectives  in  order  to  maintain  a balance  in  your  life.  So  remember…meaningful  objectives  are  precise  measurable  goals  with  which  we  can align  our  actionable  items  and  tasks.  That  way  the  things  that  we  do  work  towards  our  goals.  In  the  end,  this will  allow  us  to  be  successful  on  the  whole  on  our  own  terms. 

Evaluate  Your  Objectives  into  Actionable  Items 

Now  that  we  have  discussed  how  important  meaningful  objectives  are  to  our  personal  productivity,  we  need to  talk  about  how  actionable  items  are  the  power  plant  that  drives  us  to  become  productive  people.  Again, personal  productivity  is  about  completing  the  tasks  connected  to  our  meaningful  objectives.  Most  productive people  spend  a  considerable  amount  of  time  planning  and  thinking  their  tasks  through,  only  placing  the  next actionable  item  that  works  toward  their  goals  on  their  task  lists.  Unproductive  people  have  the  tendency  to place  items  on  their  lists  that  are  not  even  possible  for  them  to  complete. 

An  actionable  item  is  the  next  critical  stride  that  can  be  taken  to  work  towards  your  goal.  An  actionable  item has  no  dependencies.  It  is  possible  to  complete  this  task  in  a  single  step.  If  you  can  whittle  your  list  down  to the  next  possible  actionable  item that  works  towards  your  objective,  your  personal  productivity  will  rise  to heights  you  never  believed  possible. 

Completing  the  Individual  Actionable  Items 

A lot  of  us  might  make  long  lists  of  things  to  do,  and  wonder  why  you  are  never  able  to  complete  them.  The problem  often  lies  in  making  agreements  to  do  more  work  than  what  is  possible  to  finish;  never  knowing when  or  how  you  are  going  to  get  things  done.    The  key  to  accomplishing  your  tasks  and  reaching  your goals  is  to  schedule  them. That  way  you  do  not  end  up  sacrificing  balance  and  breaking  your  agreements. 

By  scheduling  the  actionable  items  on  your  task  list  to  your  calendar,  you  drastically  improve  the  chances  of completing  them.  These  kind  of  steady,  small  successes  will  bring  you  the  motivation  to  continue  moving forward  towards  your  goals.  When  your  meaningful  objectives  take  some  time  to  accomplish  and  your  goals seem  to  be  sitting  far  off  on  the  horizon,  the  smaller  tasks  you  complete  along  the  way  will  give  you  that  daily sense  of  satisfaction  that  you  need. 

Review  and  Acknowledge  Your  Progress 

You  may  find  yourself  so  caught  up  in  the  world  around  you  that  you  rarely  take  the  time  required  to evaluate  the  small  endeavors  you  successfully  complete  each  day.    When  you  acknowledge  the  completion of  an  actionable  item  on  your  list,  you  can  see  yourself  getting  one  step  closer  to  the  objective connected  to it.  Acknowledgment  of  your  success  is  critical  because  it  creates  the  motivation  required  to  continue  through your  productivity  cycle.  In  addition,  there  will  come  a  time  when  you  do  not  successfully  complete  the  task  at hand.  Instead  of  feeling  as  if  you  have  botched  the  “master  plan”,  understand  that  setbacks  give  you  an opportunity  to  step  back  and  reevaluate  your  task  or  mission.  The  evaluation  phase  gives  you  the opportunity  to  move  on  to  the  next  actionable  item  for  an  objective  that  is  just  as  necessary  to  reach  your goals.

If you want to learn how to make the most of your time you can check out the previous post here.